Resumen: una hoja de Excel bien estructurada puede llevar el inventario de una pyme pequeña durante años. Lo que la hace útil no es la cantidad de fórmulas, sino que cada columna tenga un solo significado.
Las columnas que necesitas
- Código, producto, categoría y proveedor: para identificar y filtrar.
- Stock inicial, entradas y salidas: los datos que tú introduces.
- Stock actual: una fórmula, nunca un número escrito a mano.
- Stock mínimo: el umbral para pedir.
- Coste unitario y precio de venta sin IVA: para calcular el margen.
- Estado y fecha de última revisión: para saber qué hay que mirar.
Las fórmulas clave
Suponiendo que el stock inicial está en la columna E, las entradas en F y las salidas en G:
- Stock actual:
=E2+F2-G2 - Estado:
=SI(H2<=I2;"Pedir";"OK")(en Excel en español, SI en lugar de IF) - Margen:
=(K2-J2)/K2, con formato de porcentaje
Consejos para que no se rompa
- No mezcles datos y fórmulas en la misma columna.
- Protege las celdas con fórmulas para que nadie las sobrescriba por error.
- Guarda una copia el primer día de cada mes.
- Usa filtros para ver solo los productos con estado «Pedir».
Cuándo pasarse a un programa
Si tienes varios almacenes, más de un par de cientos de productos o necesitas conectar la venta con el stock en tiempo real, una hoja ya no basta. Antes de pagar por un programa, usa la hoja un par de meses y comprueba qué te falta.
Tenemos la plantilla de inventario lista para descargar, con esta misma estructura.