Resumen: el registro de actividades de tratamiento es una lista de los tratamientos de datos personales que hace tu negocio. Lo exige el RGPD a casi todas las empresas, y en una pyme pequeña puede ser una hoja de cálculo de pocas filas.
Qué debe contener cada fila
- Actividad: por ejemplo, gestión de clientes, nóminas, facturación o captación de contactos.
- Finalidad: para qué usas los datos.
- Categorías de datos: identificativos, de contacto, económicos, de empleados.
- Categorías de personas: clientes, proveedores, empleados, candidatos.
- Destinatarios: proveedores que acceden a los datos, como una gestoría o un hosting.
- Plazo de conservación y medidas de seguridad aplicadas.
Cómo empezar
- Haz una lista de todos los procesos de tu negocio que tocan datos personales.
- Para cada uno, rellena una fila con los campos anteriores.
- Revisa las filas con tu gestoría o con un asesor de protección de datos.
- Actualiza el registro cuando cambie un proceso o entre un proveedor nuevo.
Por qué merece la pena
Te obliga a saber qué datos tienes y dónde están. Si llega una inspección o una solicitud de derechos, tienes una respuesta ordenada en lugar de buscar en todas partes.
Para el marco general, lee RGPD para pymes. Para los proveedores que tratan datos por tu encargo, contrato de encargado del tratamiento.