Resumen: antes de usar una herramienta de IA con datos de clientes o empleados, hay que saber qué pasa con esos datos. Una comprobación de cinco preguntas evita la mayoría de los problemas de cumplimiento.
Las cinco preguntas
- ¿Qué datos vas a introducir? Si hay nombres, teléfonos, direcciones o datos de salud, el riesgo sube mucho.
- ¿Se usan para entrenar el modelo? Muchas herramientas lo permiten salvo que lo desactives. Busca esa opción en la configuración.
- ¿Dónde se almacenan? Revisa si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo y qué garantías ofrece el proveedor.
- ¿Firma un contrato de encargado del tratamiento? Si trata datos por tu cuenta, debe existir ese contrato.
- ¿Cuánto tiempo guarda el historial? Las conversaciones con datos personales deben poder borrarse.
Cómo aplicarlo en la práctica
- Anonimiza los datos antes de pegarlos: quita nombres y números de identificación.
- Usa cuentas de empresa, no cuentas personales, cuando la herramienta lo permita.
- Prohíbe por escrito a tu equipo subir ciertos datos a herramientas no aprobadas.
Las obligaciones generales están en la web de la AEPD. Para el marco básico, lee RGPD para pymes y contrato de encargado del tratamiento.