Resumen: controlar el stock no exige un programa caro. Con una hoja bien montada sabes qué tienes, qué se vende y cuándo hay que pedir. Empieza por los diez productos que más mueves.
Por qué importa
Sin control de stock aparecen dos problemas: te quedas sin producto que se vende, o tienes dinero parado en mercancía que no sale. Los dos cuestan dinero, y el segundo suele pasar desapercibido.
Paso 1: lista tus productos
Crea una tabla con un código, el nombre, el proveedor y el precio de compra de cada producto. No intentes meter todo el catálogo el primer día: empieza por los productos con más rotación.
Paso 2: registra entradas y salidas
Cada vez que llega mercancía, apunta la entrada. Cada vez que vendes o consumes, apunta la salida. El stock actual sale de sumar lo que entró y restar lo que salió desde el inventario inicial.
Paso 3: define un stock mínimo
El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual tienes que pedir. Calcúlalo a partir de cuánto vendes cada día y cuánto tarda el proveedor en entregar. Si vendes 4 unidades al día y el proveedor tarda 3 días, necesitas al menos 12 unidades antes de hacer el pedido.
Paso 4: revisa cada semana
Una revisión semanal de 15 minutos basta en la mayoría de pymes. Compara el stock real con el registrado, corrige las diferencias y anota por qué han aparecido. Esas notas son las que más te ayudan a mejorar.
Errores frecuentes
- Registrar las salidas al final del mes, cuando ya no te acuerdas.
- Tener varias hojas con datos distintos.
- No distinguir entre stock real y stock prometido a un cliente.
Tenemos una plantilla de control de inventario lista para descargar. Para empezar con la estructura en Excel, mira también cómo montar un inventario en Excel.