Resumen: cobrar tarde es normal, pero dejar pasar semanas sin reclamar es la forma más segura de no cobrar nunca. Aquí tienes un orden de pasos que protege la relación con el cliente y tu caja.
Antes de reclamar: revisa tu propia documentación
Antes de escribir a nadie, comprueba que la factura tiene fecha de emisión, fecha de vencimiento o plazo de pago, datos fiscales correctos y el trabajo entregado. Si el cliente encuentra un error en la factura, tendrá motivo para no pagar. Un presupuesto aceptado por escrito te da más fuerza que un recuerdo de palabra.
Los pasos, de menos a más
- Recordatorio amable. Un correo o mensaje unos días después del vencimiento, con el número de factura, el importe y la forma de pago. Muchas veces el retraso es un olvido.
- Segundo aviso con fecha. Indica una fecha concreta, por ejemplo siete días naturales, y lo que pasará si no hay pago: suspender trabajos pendientes o reclamar judicialmente.
- Requerimiento formal. Un burofax o un correo certificado deja constancia de que avisaste y de la fecha.
- Reclamación judicial. Para importes altos existe el procedimiento monitorio, que es más rápido y barato que un juicio ordinario. Para importes pequeños, muchos abogados y gestorías ofrecen asesoramiento inicial.
Qué dice la ley
La Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales entre empresas, establece plazos máximos de pago y reconoce intereses de demora. Además, por cada factura pagada tarde, el acreedor puede reclamar una indemnización fija por costes de cobro, que la ley fija en 40 euros. Consulta el texto vigente en el Boletín Oficial del Estado, porque las cuantías pueden actualizarse.
Cómo evitar que te pase
- Pide una señal al aceptar el encargo, sobre todo en trabajos a medida.
- Fija el plazo de pago en el presupuesto, antes de empezar.
- Reparte los cobros en hitos: un pago al empezar, otro a la entrega.
- Envía la factura en el mismo momento en que entregas el trabajo, no semanas después.
Si estás planificando los cobros y los pagos del mes, mira la guía sobre flujo de caja. Y si todavía no tienes un presupuesto con condiciones claras, empieza por la plantilla de presupuesto.