Resumen: un gasto es deducible si está relacionado con la actividad económica, está justificado con factura y se registra en el periodo correcto. Deducir lo que no toca es uno de los errores más caros de un autónomo.
Las tres condiciones básicas
- Afecta a la actividad: sirve para producir, vender o prestar el servicio.
- Está justificado: tienes factura a tu nombre, con NIF y datos completos.
- Se contabiliza en su año: el gasto se registra en el ejercicio en que corresponde.
Gastos que suelen ser deducibles
- Suministros de la oficina o local que uses para la actividad, en la parte afectada.
- Software, dominio y hosting de tu negocio.
- Material de trabajo, herramientas y consumibles.
- Formación relacionada con tu actividad.
- Gestoría, seguros profesionales y publicidad.
Gastos que dan problemas
- Gastos personales o de uso mixto sin una proporción justificada, como el coche o el teléfono.
- Comidas o regalos sin relación clara con la actividad.
- Facturas a nombre de otra persona o sin datos fiscales completos.
Cómo llevarlo al día
Guarda cada factura en el momento en que llega, en una carpeta digital con el mes y el tipo de gasto. Cuando llegue la declaración, tendrás todo a mano en lugar de buscar justificantes de meses atrás.
Para llevar el registro de ingresos y gastos, consulta la guía de libro de ingresos y gastos. Y si no tienes claro el régimen de IVA, IVA básico para autónomos y pymes.